Saat ini telah banyak organisasi di seluruh dunia yang sudah menerapkan standar ISO 27001:2022. Untuk dapat menunjukkan kepatuhan terhadap standar ini ada beberapa organisasi yang menggunakan dokumen berbasis kertas, menggabungkan dokumen berbasis kertas dengan dokumen elektronik, dan mengandalkan dokumen elektronik. Semua ini disesuaikan dengan kebutuhan organisasi itu sendiri.
Perkembangan teknologi yang semakin masif membuka peluang bagi berbagai jenis bidang bisnis untuk bisa memanfaatkan teknologi digital yang ada mulai dari pesawat tanpa pilot sampai perbankan online. Termasuk ISO 27001 juga telah memanfaatkan digital sebagai media penyimpanan data yang dikenal dengan istilah cloud.
Cloud merupakan server yang di desain untuk menyimpan dan mengelola data, menjalankan aplikasi, atau mengirimkan konten atau layanan seperti streaming video, email web, perangkat lunak produktivitas kantor, atau media sosial. Dengan adanya cloud organisasi dapat mengakses semua dokumen yang tersedia secara online kapanpun dan dimanapun dibutuhkan.
Baca juga : Langkah-langkah penanganan risiko ISO 27001
Permasalahan Dokumentasi Berbasis Kertas
Setidaknya terdapat tiga permasalahan utama dari dokumentasi berbasis kertas ini, diantaranya:
- Dokumentasi berbasis kertas membutuhkan tenaga kerja yang besar dan mempunyai alur yang tidak efektif.
- Dokumentasi berbasis kertas memiliki banyak tantangan selama pelaksanaan audit, seperti ketidaksesuaian versi dari dokumen satu dengan yang lain.
- Sulitnya mengelola permintaan tindakan korektif
Baca juga : Proses risk assessment ISO 27001
Pengelolaan Dokumen ISO 27001:2022 Melalui Penyimpanan Cloud
Berikut Ini adalah tujuh keuntungan utama memiliki sistem manajemen ISO 27001:2022 dengan penyimpanan dokumen di cloud.
- Akses dari mana saja
Dengan perkembangan digital yang pesat, saat ini informasi kini dapat disimpan di cloud dan diakses melalui perangkat lunak penyimpanan dokumen. Dengan teknologi ini, karyawan dapat mengakses file dari mana saja dan kapan saja.
- Penyimpanan file yang aman
Dengan adanya sistem penyimpanan dokumen cloud, dokumen lainnya akan dicadangkan secara otomatis, sehingga selalu ada salinan cadangan yang tersedia.
- Penghematan waktu yang efisien
Layanan cloud manajemen dokumen akan membantu menghemat waktu saat mencari file. Anda cukup isi nama file, tag, atau konten, dan layanan ini dapat menemukan setiap file yang diunggah yang sesuai dengan kriteria.
- Penandaan dan pemberitahuan
Fitur penandaan memungkinkan semua anggota tim untuk diberi tahu tentang perubahan terbaru pada dokumen yang ada. Selain itu, konteks ini akan ditambahkan dengan memberikan catatan tentang dokumen untuk memahaminya dengan lebih baik.
- Menyederhanakan manajemen siklus hidup dokumen
Sistem manajemen dokumen membantu menyederhanakan proses sehingga pengelolaan manajemen pekerjaan dan mengambil file dengan lebih efisien.
- Pratinjau yang simple
Manfaat lain dari pengelolaan dokumen cloud adalah mengintegrasikan dengan berbagai layanan online, seperti CRM atau Slack, yang menyediakan pertukaran data otomatis.
- Pertimbangan
Melalui penyimpanan Cloud, klien dan pelanggan dapat menerima penawaran dan kontrak, penawaran, dokumen, daftar kontak, dan lain-lain, dalam format digital dari mana saja dengan koneksi Internet.
Baca juga : Efektivitas perlindungan data dengan ISO 27001
